La gestion du temps
Les 20 stratégies les plus efficaces en gestion du temps
« cette minute-ci est tout ce que vous avez. Gérez les minutes comme un bien précieux ; les heures et les jours s’écouleront d’eux-mêmes et vous donneront pouvoir et contrôle»…Brian Tracy
Voici une liste de stratégies qui sont, selon moi les plus efficaces et les plus importantes que vous puissiez trouver en un seul livre. Cette liste, résultat de 22 années de recherches, d’études et d’expérience, vous présente toutes les stratégies dont vous avez besoin pour bien gérer votre temps.
- Les interruptions des appels téléphoniques :
a) Mentionnez à votre interlocuteur que vous étiez sur le point de partir ou dites-lui : « je suis au beau milieu d’une réunion importante. Puis-je vous rappeler ? » ou « je dois répondre à un appel interurbain, puis-je vous rappeler ? ».
b) Demandez à votre secrétaire de filtrer les appels et de prendre les messages. Vous pouvez ainsi choisir le
moment opportun pour rappeler. Faites vos appels téléphoniques au moment où vous avez une baisse d’énergie, par exemple après le lunch ou en fin d’après-midi. Ne prenez aucun appel, excepté les appels urgents, quand vous êtes en forme et productif puisque vous pouvez alors abattre beaucoup de travail. - Les interruptions venant de l’extérieur :
a) Lorsqu’une personne vous interrompt, levez-vous et parlez-lui de façon à ne pas lui laisser l’occasion de s’asseoir et de s’étendre sur un sujet sans importance.
b) Dites à cette personne « Je veux vous montrer quelque chose », et sortez avec elle pour lui montrer un truc quelconque, puis revenez seul dans votre bureau.
c) Allez au devant de la personne qui vous interrompt, et non l’inverse. Ainsi, vous pourrez partir quand bon vous semble.
d) Garder la porte de votre bureau fermée si vous ne voulez pas être dérange. Demander à votre secrétaire de prendre vos rendez-vous en fin de journée ou accrocher à votre porte un carton portant l’inscription « Ne pas déranger ». les gens apprendront ainsi à respecter votre horaire tout en gagnant eux-mêmes du temps.
e) N’ayez qu’un minimum de chaises dans votre bureau si vous le pouvez ; cela découragera les personnes qui viennent bavarder. - Les interruptions dont on est la cause :
Effectuez une tâche une seule fois. Ne la mettez pas de côté ; terminez-la. Concentrez-vous sur ce que vous avez à faire ; si vous vous laissez distraire ou si vous êtes fatigué, concentrez-vous sur les résultats et les avantages que vous obtiendrez en terminant votre travail. - Les réunions :
Posez-vous la question suivantes:« Qu’est-ce qui arriverait si je n’allais pas à cette réunion?».
a) Si votre réponse est « il n’arriverait rien », alors n’y allez pas et annulez.
b) Si votre réponse est « il n’arriverait rien, mais il important de savoir ce qui se passe », envoyez quelqu’un à votre place.
c) Si votre réponse est « la réunion est importante et je dois absolument y assister », établissez un ordre du jour, envoyez-en une copie à toutes les personnes concernées. Respectez votre ordre du jour et commencez votre réunion à l’heure prévue. - La procrastination :
Vous faites de la procrastination lorsque vous remettez une tâche plus de trois fois. Arrêtez, faites face et demandez-vous :
« Qu’est-ce qui arrivera si je ne le fais pas ? Est-ce très important ? ».
a) Si votre réponse est « C’est important », attelez-vous à cette tâche.
b) Si votre réponse est « C’est important, mais une autre personne peut le faire », déléguez.
c) Si votre réponse est « Rien n’arrivera, cela n’est pas très important », mettez-la de côté. - Le courrier et la paperasse :
a) Formez votre secrétaire pour qu’elle en mesure de filtrer le courrier et la paperasse et qu’elle ne vous remette que ce qui est important.
b) Classez votre courrier dans un dossier « À lire », lisez-le et répondez à vos correspondants au moment où vous éprouvez une baisse d’énergie, par exemple après le lunch ou à la fin de la journée.
c) Déléguez la lecture de votre courrier à quelqu’un d’autre.
d) Maximisez votre emploi du temps : lorsque vous avez un rendez-vous chez le dentiste ou chez le médecin, apportez des documents que vous pourrez lire pendant que vous attendrez. Ainsi, vous ne perdrez pas une minute. - Les rapports :
Demandez-vous ce qui peu arriver si vous ne rédigez pas tel rapport. Pouvez-vous déléguer ? Si rien ne peut arriver, n’écrivez pas ce rapport. Toutefois, si c’est important et qu’il vous est possible de déléguer, faites-le.
Finalement, si vous devez le rédiger vous-même, attendez le moment opportun, par exemple lorsque vous avez une
baisse d’énergie. - La confusion des priorités :
Dressez d’abord une liste de ce que vous devez faire aujourd’hui. Puis classez les tâches par ordre de priorité :celles qui doivent être accomplies immédiatement ; celles qui doivent l’être à court terme ; celles que vous souhaitez accomplir. Prévoyez des pauses et des moments pour rencontrer vos clients. Ensuite, effectuez la tâche prioritaire jusqu’à ce qu’elle soit complètement terminée. Passé à la tâche suivante, et ainsi de suite. - Les efforts multipliés par deux:
Dès aujourd’hui, prenez l’habitude d’effectuez les tâches une seule fois. Si vous devez trier de la paperasse, faites-le immédiatement, déléguez ou bien jetez à la poubelle ce qui est inutile.
Ne mettez pas de documents de côte, parce que si vous n’avez pas le temps de les lire maintenant, il est probable que vous ne l’aurez pas plus tard. Alors, faites-le sur le champ. - Une planification réaliste :
Soyez réaliste au moment de votre planification et posez-vous la question suivantes : Honnêtement, suis-je capable d’effectuer tout ce que j’ai planifié dans les délais fixés ? si votre réponse est négative, refaites une planification réaliste. - L’organisation :
a) Dressez une liste des objets dont vous avez vraiment besoin sur votre bureau et dans vos tiroirs.
b) Videz le contenu de vos tiroirs sur votre bureau, conservez uniquement les objets dont vous avez besoin.
c) Débarrassez-vous des dossiers « Général » et « Divers » pour ne pas être tenté d’accumuler des papiers.
d) Conserver dans votre bureau seulement ce qui est nécessaire à l’accomplissement des tâches importante.
e) Gardez un dossier pour y mettre tout ce qui doit être fait dans la journée et assurez-vous que ce dossier est vide à la fin de la journée.
f) Commencez la journée dans un environnement de travail propre et terminez-la de la même manière.
g) Il devrait n’y avoir qu’une seule chose sur votre bureau : le travail en cours. - L’organisation du système de classement :
Assurez-vous d’avoir un système de classement bien organisé, en ordre alphabétique et portant des codes de couleur. Conservez une liste de tous les dossiers. Ainsi, vous serez en mesure de trouver facilement n’importe quel dossier par vous-même. Retirez les dossiers inactifs ; ils encombrent vos classeurs sans raison. Rappelez-vous que 80% des dossiers classés ne sont jamais consultés. Donc avant de classé un dossier, demandez-vous ce qui se
passerait si vous ne conserviez pas ce dossier. Dans le cas où il ne se passerait rien, jetez-le. Au contraire, si cela pouvait être grave, classez-le. Tous les 90 jours, faites le ménage et retirez les vieux dossiers. Aucun dossier ne devrait avoir plus d’un pouce d’épaisseur. - Les rencontres sociales :
Encore une fois, demandez-vous ce qui se passerait si vous n’alliez pas à telle réception ou à tel dîner. Si c’est important, envoyez une personne pour vous représenter ou bien allez-y vous-même et quittez la réunion dès que vous le pouvez. - La capacité de dire non :
Ne vous sentez pas coupable de dire non. Mieux vaut répondre non maintenant que de perdre du temps ou de surcharger votre emploi du temps avec des tâches non nécessaires qui peuvent vous stresser. Avant de dire oui, posez-vous la question : « Si je dis non, qu’est-ce qui arrivera ? » Si vous répondez : « Rien », alors dites non avec le sourire ! - L’investissement dans du matériel adéquat :
Remplacer votre photocopieur désuet par un nouveau photocopieur qui convient à vos besoins vous permet d’économiser du temps et vous évite bien du stress. Considérez le matériel de bureau comme un investissement, et non comme des coûts. Un matériel inadéquat vous coûtera plus cher et occasionnera, avec le temps, un ralentissement dans vos activités. - L’heure du lunch :
Si tout le monde sort vers midi pour le lunch, allez-y plus tôt, par exemple vers 11 h 30, ou plus tard, vers 13 h. vous serez servi plus rapidement et pourrez donc terminer plus rapidement, ce qui vous fera gagner du temps.
D’autre part, vous pouvez profiter de votre heure de lunch pour mener vos affaires ; invitez donc un client ou un autre directeur pour le lunch et faites d’une pierre deux coups. - La télévision :
On estime à deux heures et demie par jour le temps que passent les gens devant leur téléviseur. Ne prenez pas la mauvaise habitude de regarder continuellement la télévision. Profitez plutôt de ce moment pour communiquer avec votre famille et vos enfants. Ecoutez votre émission et sitôt celle-ci terminée, éteignez la télévision. - Le sommeil :
Selon les médecins, la majorité des gens dorment alors qu’ils ne sont pas fatigués ou qu’ils n’éprouvent pas le besoin physique de dormir. Ils dorment parce que c’est une habitude. Les médecins conseillent de se coucher tôt et de se lever tôt. - Ne laissez pas le temps s’envoler !
Une heure passée dans un avion sans aucune interruption équivaut à quatre heures dans un bureau si l’on compte les interruptions. Lorsque vous voyagez, demandez un siège loin des toilettes et de la cuisine pour ne pas être dérangé. Utilisez ce temps pour rédiger vos rapports, faire du travail ou une étude. Lorsque je prends l’avion, j’en profite pour travailler. Ne vous laisser pas tenter par la télévision ne par la lecture de magazines ou de journaux. - Un mois de plus par année :
Si vous vous levez une heure plus tôt chaque jour durant la semaine de travail, vous gagnerez cinq heures. En multipliant ces cinq heures par 50 semaines, vos obtenez 250 heures. Ce nombre divisé par 8 (un jour normal de travail) vous donnera 31 jours, soit un mois de plus par année.
En utilisant ce temps de manière intelligente, vous pouvez augmenter votre revenu de façon importante. Tris pour cent des personnes qui réussissent très bien ont un emploi du temps organisé et planifié qu’elles respectent consciencieusement. Si une heure de planification équivaut à quatre heures de résultats, vous retirez dont 400 % de votre investissement.
(1 x 5 x50) / 8 = 31 jours
