La gestion du temps
Les types de gestionnaires –Les avantages d’une bonne gestion du temps– Les causes de la perte de temps
Començons avec les types de gestionnaires selon leur gestion de temps
- Le type trop organisé :
L’intérêt premier de ce type de gestionnaire est d’être organisé et de montrer qu’il l’est.
Il est toujours occupé à dresser des listes et à les mettre à jour. S’il n’arrive pas à faire tout ce qui est planifié, il prépare alors une autre liste. Il perd ainsi un temps fou à analyser chaque détail. Son souci premier est d’être et de paraître organisé au lieu d’effectuer le travail. - Le type débordé :
Toujours à la course, ce type de gestionnaire est continuellement survolté, il se plaint qu’il n’a pas assez de temps pour faire tout ce qu’il veut dans une journée. Il est directif avec son entourage. Il est donc difficile de traiter avec lui. Incapable de se détendre, il se sent coupable dès qu’il prend une pause. S’il en prend une, il ne fait que parler de son travail.
Difficile d’approcher, il se met très rapidement en colère et se plaint continuellement qu’il
travaille très fort et qu’il aurait besoin d’une journée de plus de 24 heures. - Le type maniaque de la gestion du temps :
En général, ce type de gestionnaire se soucie de l’emploi du temps. Il n’est pas facile de travailler avec lui ; son bureau est rempli d’objets tels qu’un vide-poches, un calendrier, un ordinateur, un télécopieur et son propre système de classement. Son emploi du temps quotidien pourrait être : 6 minutes pour le déjeuner, 9 minutes pour une
réunion, 30 secondes pour un appel à sa conjointe. S’il ne réussit pas à accomplir ce qu’il a planifié, il blâme tout le monde autour de lui. Il souligne constamment que le temps, c’est de l’argent. Il est habituellement sarcastique. Il vérifie les dossiers de tout le monde et se fâche lorsque ce n’est pas à son goût. Si vous travaillez avec ce type de personne et que vous arrivez en retard de cinq minutes, c’en est fini de vous ! - Le type désordonné :
Ce type de gestionnaire est très désordonné. Ses papiers recouvrent son bureau, le plancher, les meubles. Il a une prédilection pour les dossiers du type « Général », « Divers » et « À faire ». C’est simple, il classe tout dans ces dossiers. Le plus surprenant, c’est qu’il peut vous trouver n’importe quel dossier. Si vous lui parlez des personnes organisées, il vous répond qu’elles n’ont rien à faire de la journée ou, amusé, il vous dit qu’un bureau vide est le signe d’un esprit malade. - Le type organisé :
Ce type de gestionnaire est très organisé. Il sait composer avec toutes les sortes d’interruptions. Il a des buts réalistes, définit les priorités, a une excellentes attitude. Il est facile de travailler avec lui. Il connaît la valeur de la gestion du temps.
Les avantages d’une bonne gestion du temps
« Dans une journée, vous n’aurez que 24 heures pas plus, pas moins. Une fois écoulée, la journée est finie à jamais ».
Ibrahim Elfiky
Dans mes recherches je me suis basée sur les études qu’a fait le docteur Ibrahim El Fiky, de Bryan Tracy et de l’expériences du millionnaire Jack Ma - Vous gagnerez au moins deux heures de productivité supplémentaire par jour :
Grâce aux stratégies de gestion du temps présentées un peu plus loin (voir « les 20 stratégies les plus efficaces en gestion du temps »), vous gagnerez au minimum deux heures par jour de productivité supplémentaire. Vous serez ainsi en mesure d’effectuer un plus grand nombre de tâche et augmenterez, par la même occasion, votre revenu et les profits de l’entreprise. - Vous gérerez mieux votre journée de travail :
En apprenant à composer avec tous les genres d’interruptions, vous contrôlerez mieux votre emploi du temps et pourrez le gérer en vue des résultats escomptés. - Vous contrôlerez plus facilement votre stresse :
Grâce aux stratégies organisationnelles et de gestion du temps, votre esprit sera clair. Vous serez capable de trouver rapidement ce dont vous avez besoin, vous contrôlerez parfaitement votre emploi du temps et serez prêt à faire face facilement à n’importe quelle situation stressante tout en demeurant productif. - Vous augmenterez votre capacité de travail :
En planifiant votre horaire, vous aurez plus de temps qu’auparavant. Vous pourriez en profiter pour parfaire vos connaissances, développer de nouvelles compétences lire, faire une activité sportive ou rendre visite à un proche. - Vous augmenterez votre niveau d’énergie :
En réalisant plus de choses, vous serez plus motivé et aurez plus d’énergie qu’auparavant. Vous aurez plus de temps pour prendre soin de votre santé et augmenterez ainsi votre niveau d’énergie. - Vous profiterez de votre famille et de vos amis :
En gérant votre temps avec efficacité, vous pourrez fréquenter vos amis et passer plus de temps auprès de votre famille et de vos enfants.
Les causes de la perte de temps
« Le temps est la chose la plus précieuse que l’homme puisse gaspiller ».
Théophraste
1.Les interruptions venant des appels téléphoniques :
Bien qu’il est primordial dans notre vie professionnelle le téléphone est un élément distrayant au travail. Par exemple, vous vous concerterez sur quelque chose d’important et soudain le téléphone sonne, ce qui vous oblige à interrompre votre travail.
L’appelant pourrait être n’importe qui, un vendeur, un ami, un autre gestionnaire ou votre patron. Son identité importe peu, il vous tire de votre réflexion, il vous dérange, il vous déconcentr. Si vous êtes comme la plupart des dirigeants, vous devez recevoir en moyenne 28 appels par jour. Si vous répondez à tous les appels, il vous sera difficile de parachever quoi que ce soit. De plus, on estime que cela prend trois fois plus de temps pour se concentrer de nouveau sur ce que l’on faisait au moment où l’on a été dérangé. - Les interruptions venant de l’extérieur :
Certaines personnes viennent dans votre bureau simplement pour converser ou se plaindre. En outre, certains vendeurs qui n’ont pas de rendez-vous peuvent passer à votre bureau dans l’espoir de vous rencontrer. Si ce genre d’interruption ne vous dérange pas, vous devez vous attendre à recevoir au moins cinq visites impromptues par jour.
Ces visites imprévues peuvent vous faire perdre un temps précieux. - Les interruptions dont on est la cause :
Les interruptions les plus pernicieuses sont celles que vous provoquez. Par exemple, vous êtes occupé à une tâche et vous penser à quelque chose d’autre. Ce genre d’interruption ou de distraction survient lorsque vous faites quelque chose que vous n’aimez pas. La plupart du temps, vous remettez à plus tard ce que vous faisiez. - Les réunions :
Selon les recherches, on estime que les gestionnaires passent en moyenne 28 % de leur temps en réunion, soit
avec leur secrétaire, les chefs de service, le conseil de direction, un gestionnaire ou un employé. D’après le docteur Ibrahim El Fiky, les réunions sont la cause première de perte de temps dans la journée de travail d’un gestionnaire. - La procrastination :
Selon Edward Young, « la procrastination est un voleur de temps ». La procrastination remet au lendemain ce qu’il doit faire aujourd’hui. Puis, le lendemain, il remet encore au lendemain, et ainsi de suite. En général, le gestionnaire moyen remet à plus tard son travail pour différentes raisons. La principale, c’est qu’il déteste la tâche à accomplir et essaie de l’éviter. - Le courrier et la paperasse :
Michael Fortino a évalué en huit mois le temps consacré par les gestionnaires à ouvrir leur courrier. Si vous êtes le genre qui aime ouvrir son courrier lui-même et qui lit tout ce qu’il reçoit, vous perdez un temps précieux. La paperasse constituée de notes de services, par exemple, vous fait également perdre du temps. - Les rapports :
Les rapports de tout genre constituent une perte de temps, que ce soient des rapports quotidiens, comptables, de gestion ou un rapport spécial destiné à votre supérieur ou à une institution financière. Ces rapports exigent beaucoup de concentration en plus de vous faire perdre du temps. Cela ne signifie pas qu’ils sont inutiles ; cela dépend du moment où vous les effectuez et de la façon dont vous les rédigez.
En examinant de prés quelques mode de travail de certaine société, j’ai constaté que plusieurs rapports n’ont pas lieu d’être.
Par exemple : une entreprise X demande à ses employés de faire des rapports quotidiens, puis hebdomadaires puis mensuels, c’est insensé et cela fait perdre du temps au employé au lieu de faire leurs « vrai » tâches en conséquence cela : fait perdre de l’argent à l’entreprise
Les employés manqueront de temps pour accomplir leurs objectifs et donc une baisse de salaire …. Une réaction en chaine . - La confusion dans les priorités :
Vous êtes occupé à une tâche, puis vous en commencez une autre et revenez à la première. Cette confusion dans les priorités montre que vous voulez faire plusieurs choses à la fois. - Les efforts multipliés par deux :
Vous commencez à effectuer une tâche, puis vous décidez de la mettre de côte sans l’achever. Puis vous y revenez plus tard pour la continuer. Vous dépensez deux fois plus de temps et d’effort pour terminer une seule tâche. - La mauvaise planification :
Votre planification comporte trop d’éléments pour une seule journée, ou votre horaire est trop serré. Une mauvaise planification vous fait perdre du temps et augmente votre stress. - Le désordre et un système de classement inadéquat :
Un bureau encombré, des papiers partout, des dossiers qui ne sont pas classés au bon endroit peuvent vous faire perdre un temps précieux.
Si votre système de classement n’est pas adéquat, vous perdrez du temps à chercher un dossier que vous ne trouvez pas au moment voulu. Si vous ajoutez plus de documents à vos dossiers, vous finirez par acheter d’autres classeurs ; vous éviterez de perdre du temps à cause d’un système de classement inefficace. - Les rencontres sociales :
Les invitations à des déjeuners, à des lunchs, à des soirées ou à prendre un café rognent votre temps. On estime qu’un gestionnaire passe le plus clair de son temps en réunions sociales ; et ce même gestionnaire met en cause les relations publiques. Parce qu’il n’est pas sélectif et qu’il ne sait pas comment gérer ses invitations, le gestionnaire perd son temps dans ce type de rencontre. - L’incapacité de dire non :
Un ami passe à votre bureau et vous invite pour le lunch de façon impromptue. Un autre directeur vient prendre un café avec vous. Puis votre supérieur vous demande d’aller le voir et vous y allez tout de suite sans même lui demander s’il peut attendre que vous finissiez ce que vous aviez entrepris. Votre incapacité à dire non vous mènera à faire des choses que vous ne voulez pas tout en vous faisant perdre du temps. - Le matériel désuet :
Votre matériel est désuet ; il ne fonctionne pas la plupart du temps et vous devez appeler le réparateur. Le matériel qui ne fonctionne pas occasionne des pertes de temps et constitue un irritant.
Voilà ce que j’ai sélectionné pour vous, cette liste pourrait s’allonger, mais je tenais surtout à vous souligner les principales causes de perte d’un temps précieux.
Lisez notre prochain article je vous ai concocté 20 stratégies les plus efficace pour mieux gérer votre temps.
